Mitteilungen - Schule, Kultur, Sport

Nach § 1 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen haben die Archive u.a. die Aufgaben, archivwürdige Unterlagen zu verwahren und zu ergänzen, zu erhalten und instand zu setzen, zu erschließen und für die Benutzung bereit zu stellen sowie zu erforschen und zu veröffentlichen. Unter dem Begriff des Archivgutes (§ 2 Archivgesetz NRW) gehören neben Akten, Schriftstücken, Drucksachen, Karten, Plänen, Plakaten, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente auch Dateien.

Der Einsatz moderner Informationstechnologie insbesondere vor dem Hintergrund einer wirtschaftlichen und effektiven Verwaltung bietet neben den Vorteilen einer raschen Informationsbeschaffung und –verteilung sowie –verarbeitung auch Risiken. So können oftmals die Lesbarkeit, Dauerhaftigkeit, Integrität und Authenzität elektronischer Speichermedien – auch wegen immer kürzerer Innovationszyklen im Hard- und Softwarebereich – nicht garantiert werden. Daher sind Inhalt und Nutzung der gespeicherten Informationen aus archivischer Sicht gefährdet. Zur Sicherstellung der Aufgaben nach dem Archivgesetz sollte daher der Versuch unternommen werden, die gespeicherten Informationen zu erhalten. Andernfalls droht den Kommunen ein dauerhafter und unwiderbringlicher Informationsverlust.

Die Arbeitsgemeinschaft der Städte- und Gemeindearchivare beim Städte- und Gemeindebund (ASGA) hat sich intensiv mit dieser Thematik beschäftigt. In Abstimmung mit dem Landkreistag und dem Städtetag ist das Papier „Archivische Aufgaben der Kommunen im digitalen Zeitalter“ erarbeitet worden. In diesem Papier wird u.a. eine Abstimmung zwischen dem IT-Bereich sowie den für das Archivwesen Verantwortlichen für notwendig gehalten. Zielsetzung ist darüber hinaus eine dauerhafte und unbefristete Aufbewahrung in der Zuständigkeit des Archivs, was den Vorgaben des Archivgesetzes entspricht. Der Schul-, Kultur- und Sportausschuss des Städte- und Gemeindebundes NRW hat in seiner 89. Sitzung vom 16. Februar 2005 in Düsseldorf dieses Papier einstimmig beschlossen. Es kann abgerufen werden im Intranetangebot des Städte- und Gemeindebundes unter Fachinformationen und Service/Fachgebiete/Schule, Kultur, Sport/Kultur/ASGA/Sitzung 16.11.2004.

Az.: IV/2 484-1