Mitteilungen - Digitalisierung

Aus gegebenem Anlaß weist die Geschäftsstelle darauf hin, daß Städte und Gemeinden bei der Versendung von E-Mails besondere Vorsicht walten lassen sollten, wenn mit dem Zugang der elektronischen Post erhebliche Rechtsfolgen (z.B. Fristeinhaltung) verbunden sind.

Im konkreten Fall hatte eine Mitgliedskommune ihren Haushaltsplan als Datei per E-Mail zur Anzeige an die zuständige Aufsichtsbehörde übersandt. Das Sendeprotokoll des Mail-Programms wies aus, daß die entsprechende E-Mail auch abgeschickt worden war. Bei der Aufsichtsbehörde konnte aber später ein Eingang der E-Mail mit dem Haushaltsplan nicht festgestellt werden, so daß die seitens der Gemeinde erfolgte Bekanntmachung des Haushaltsplanes zumindest verfahrensfehlerhaft war.

Ungeachtet der Frage, welche Auswirkungen dieser Verfahrensfehler im konkreten Fall hatte, verdeutlicht der Vorgang die Risiken, die mit der Verwendung von E-Mails bei empfangsbedürftigen Verwaltungsakten, Willenserklärungen oder ähnlichen Vorgängen verbunden sind. Das Sendeprotokoll gibt dem Empfänger lediglich die Gewißheit, daß die elektronische Sendung bis zu seinem Provider gelangt ist. Weitere Rückschlüsse über den Zugang beim Adressaten können daraus nicht gezogen werden. Das Sendeprotokoll beweist deshalb keinesfalls den Zugang der elektronischen Post beim Empfänger, geschweige denn die Übereinstimmung einer empfangenen Datei mit dem Original. Insoweit kann auch auf die gefestigte Rechtsprechung zum Beweiswert von Sendeberichten von Telefaxgeräten verwiesen werden. So hat beispielsweise das Kammergericht Berlin in einem Beschluß vom 04.03.1994 - 5 W 7083/93, abgedruckt in NJW 1994, S. 3172 - entschieden, daß der Sendebericht eines Telefaxgerätes über die Absendung von Telefaxschreiben wegen der technisch bedingten Übertragungsfehler keinen Beweis des Zugangs beim Empfänger begründe. Durch den Sendebericht könne auch kein Beweis des ersten Anscheins geführt werden.

Vor diesem Hintergrund rät die Geschäftsstelle dazu, bei wichtigen Schreiben, an deren Zugang Rechtswirkungen geknüpft sind, entweder die Versendung in Papierform zu wählen (in Verbindung mit einem Empfangsbekenntnis oder einem Rückschein) oder zumindest in der E-Mail um eine kurzfristige Bestätigung des Zugangs zu bitten. Diese Vorgehensweise hält jedenfalls die Möglichkeit offen, innerhalb laufender Fristen auf Übertragungsfehler zu reagieren.

Az.: IV/2 310-3