Mitteilungen - Digitalisierung

Am 07.07.04 ist das Elektronik-Anpassungsgesetz NRW, und damit eine weitreichende Änderung des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW (VwVfg) in Kraft getreten (Download im Intranet des StGB NRW unter "Fachinformationen und Service -> Fachgebiete -> Datenverarbeitung und Internet -> Gesetze -> Digitale Signatur -> Öffentliches Recht"). Nach dem neuen § 3a VwVfG ist die Übermittlung elektronischer Dokumente von und an Behörden zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Bei Behörden erfolgt die Eröffnung des Zugangs durch Bekanntmachung über die Homepage. Die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen sind dabei anzugeben. Damit liegt es in der Hand der Kommunen, ob sie einen Zugang für E-Mails im Verwaltungsverfahren eröffnen wollen. Die vereinfachte und wirksamere Form der Bekanntmachung der Zugangseröffnung über die Homepage wurde auf Wunsch der kommunalen Spitzenverbände in das Gesetz aufgenommen.
 
Grundsätzlich reichen E-Mails im Behördenverkehr aufgrund der Formlosigkeit des Verwaltungsverfahrens aus. Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, auch durch die elektronische Form ersetzt werden. In diesem Fall ist das elektronische Dokument jedoch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen.  Somit reichen einfache E-Mails, selbst wenn der Zugang hierfür eröffnet ist, nicht immer aus.
 
Ist nach § 3a Abs. 3 VwVfrG ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.
 
Nach § 37 Abs. 3 VwVfG muss ein schriftlicher oder elektronischer Verwaltungsakt die erlassende Behörde erkennen lassen und die Unterschrift oder die Namenswiedergabe des Behördenleiters, seines Vertreters oder seines Beauftragten enthalten. Wird für einen Verwaltungsakt, für den durch Rechtsvorschrift die Schriftform angeordnet ist, die elektronische Form verwendet, muss auch das der Signatur zugrunde liegende qualifizierte Zertifikat oder ein zugehöriges qualifiziertes Attribut-Zertifikat die erlassende Behörde erkennen lassen.
 
Außerdem gilt nach § 41 Abs. 2 VwVfG ein Verwaltungsakt, der elektronisch übermittelt wird, am dritten Tage nach der Absendung als bekannt gegeben. Dies gilt nicht, wenn der Verwaltungsakt nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist; im Zweifel hat die Behörde den Zugang des Verwaltungsaktes und den
Zeitpunkt des Zugangs nachzuweisen.

Az.: G/3-1 830-05