Mitteilungen - Jugend, Soziales, Gesundheit

Die BFD-Zentralstelle und FSJ-Zentralstelle des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben hat zur Vermeidung von Bearbeitungsverzögerungen von Freiwilligenvereinbarungen und von zahlungsrelevanten Informationen im Jahr 2018 auf folgendes hingewiesen: Das für die Durchführung des BFDG zuständige Referat 203 im BAFzA setzt alles daran, auch in diesem Jahr einen möglichst reibungslosen Ablauf insbesondere während der Sommermonate zu gewährleisten:

Neue Freiwilligenvereinbarungen

• Onlinebuchung: Nach erfolgreich abgeschlossenem Bewerbungsverfahren füllen Sie in der BFD-Online-Anwendung im Rahmen der Onlinebuchung den Entwurf des BFD-Vertrages aus. Der konkrete Vertragsinhalt ist zwischen den Einsatzstellen und den Freiwilligen abzusprechen.
• Ausfüllhilfe: Eine Ausfüllhilfe für die Freiwilligenvereinbarung finden Sie im Downloadbereich.
• Minderjährige: Für minderjährige Freiwillige ist zusätzlich das Formular "Erklärung bei Einsatz von minderjährigen Freiwilligen" erforderlich. Dies wird bei der Online-Buchung automatisiert erstellt.
• Ausländische Freiwillige: Kennzeichnen Sie Vereinbarungen von ausländischen Freiwilligen, die zur Ableistung ihres BFD ein Visum bzw. eine Beschäftigungserlaubnis benötigen, mit dem Vermerk „Incomer“. Dabei kommt es nicht darauf an, ob sich die Freiwilligen bereits in Deutschland aufhalten oder erst noch einreisen.
• Abrechnungsstelle: Überprüfen Sie anhand Ihrer Unterlagen vor Ausdruck der Vereinbarung, ob die richtigen Abrechnungsstellen für Taschengeld und Sozialversicherungsbeiträge sowie für die Bildungspauschale hinterlegt sind. Eine Genehmigung der Vereinbarung kann nur erfolgen, wenn die Abrechnungsstellen in der BFD-Online-Anwendung hinterlegt sind. Nur der Rechtsträger kann Abrechnungsstellen beim Bundesamt (Referat 202) eintragen oder ändern lassen. Nehmen Sie ggf. Kontakt zu Ihrem Rechtsträger auf, damit dieser eine Änderung, wenn erforderlich, veranlasst.
  Ein Formular zur Beantragung neuer Abrechnungsstellen für Einsatzstellen befindet sich im Downloadbereich.
• weiteres Verfahren: Anschließend legen Sie den ausgedruckten und unterschriebenen Vertragsentwurf (ggf. zusammen mit dem Formular „Erklärung bei Einsatz von minderjährigen Freiwilligen“) innerhalb von 28 Tagen der Zentralstelle BAFzA zur Vorprüfung vor. Bitte übersenden Sie eine ausreichende Anzahl von Ausfertigungen. Sollte der unterschriebene Ausdruck der BFD-Vereinbarung nicht 28 Tage nach dem Buchungsdatum bei der Zentralstelle BAFzA eingegangen sein, erhält der/die Online-Erfasser/-in eine automatische Erinnerungsmail. Ist nach weiteren 28 Tagen immer noch kein Eingangsdatum im Bundesamt erfasst, wird der gesamte Datensatz aus der Datenbank gelöscht.
  Die Verträge kommen formal zwischen dem Bund (vertreten durch das BAFzA) und den Freiwilligen zustande.

Zahlungsrelevante Vorgänge

Um Verzögerungen in der Bearbeitung und unnötige Rückforderungen zu vermeiden, einige wichtige Hinweise zu zahlungsrelevanten Mitteilungen:

• Kündigungen

• Anträge auf Auflösungen

Anträge auf Kündigung bzw. Auflösung von Vereinbarungen, Mitteilungen zu nicht erfolgten oder geänderten Dienstantritten und Informationen zu Tagen ohne Erstattungsanspruch (z.B. Krankengeldbezug, Leistungen nach dem Mutterschutzgesetz, unentschuldigte Fehlzeiten, Sonderurlaub etc.)an das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben - Referat 203 -, 50964 Köln,E-Mail: referat-203@bafza.bund.de , zu senden. Anträge auf Verlängerung der Vereinbarung und auf Änderung von Vereinbarungsdetails sind zu senden an das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben - Zentralstelle -, 50964 Köln, E-Mail: bfd-Zentralstelle@bafza.bund.de .

Az.: 37.0.1.5-001/001